Como sincronizar as categorias de email do Outlook.com com o Outlook 2013

Muitos de nós que usamos Outlook.com também gostamos de aproveitar a sincronização com o Outlook 2013 (também conhecido como área de trabalho do Outlook) para acessar nosso e-mail através deste aplicativo do Office.

Infelizmente, esta sincronização tem algumas limitações e fraquezas. O que mais notei em minha experiência é que por padrão as categorias de e-mail que são mostradas no Outlook.com não são sincronizadas (as categorias do Outlook são o equivalente de marcadores do Gmail). No entanto, fazendo algumas pesquisas, encontrei uma solução que permite sim vemos no Outlook 2013 o categorias atribuídas a cada e-mailEste post explica como implementá-lo passo a passo.

Como funcionam as categorias do Outlook

Antes de mais, acho bom explicar quais são as peculiaridades do Outlook que nos levam a esse problema, mas ao mesmo tempo deixar a porta aberta para a solução (embora se você quiser pode rolar e ir direto para as etapas da solução).

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Quando começamos a usar o Outlook.com (webmail) descobrimos que isso já existe uma série de categorias e filtros por padrãoque funcionar sem que tenhamos que configurar nada. Entre essas categorias padrão, encontramos o seguinte:"

• Atualizações Sociais: Grupo de e-mails do Twitter. Facebook, LinkedIn e similares
• Newsletters: destina-se a newsletters publicitárias ou informativas de empresas
• Grupos: é atribuído a todos os e-mails de listas de distribuição, como Grupos do Google)
• Documentos ou fotos: são atribuídos de acordo com os anexos contidos nos e-mails
• Atualizações de envio: E-mails de rastreamento de envio de produtos em grupo

Os e-mails são atribuídos a essas e outras categorias usando filtros que vêm por padrão, que não podemos editar ou mesmo saber quais são as regras. No entanto, podemos criar novos filtros que atribuem e-mails a essas categorias. Por exemplo, se descobrirmos que a categoria Social Updates sente f alta de e-mails do Pinterest, uma nova regra é possível para que tais e-mails sejam atribuídos a essa categoria.

Também é possível criar novas categorias, para as quais você pode criar seus filtros e regras correspondentes, e também é possível marque e-mails manualmente para atribuir a eles uma categoria, nativa ou criada pelo usuário.

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Uma vez aqui, se acessarmos o Outlook.com através do Outlook 2013 e tivermos criado algumas categorias de usuários>ele mostra o último (e apenas o último), mas de forma limitada caminho . As categorias no Outlook 2013 têm cores e permitem que você execute ações de pesquisa, mas essas categorias sincronizadas à primeira vista não. Apenas um bloco incolor com o nome da categoria é exibido."

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O que aconteceria se no Outlook 2013 criássemos uma categoria com exatamente o mesmo nome e atribuíssemos uma cor a ela? A resposta é que funciona para nossos propósitos. Ao criar uma categoria equivalente, todos os e-mails do Outlook.com com um rótulo com esse nome aparecerão no Outlook 2013 com sua categoria gêmea>"

O problema que nos resta resolver agora é o que fazer para que as categorias nativas também sejam sincronizadas. Veja como lidar com isso e obter sincronização total.

"Primeiro Passo: Converter Todas as Categorias Nativas do Outlook em Categorias do Usuário"

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Como explicado anteriormente, as informações das categorias criadas manualmente já estão disponíveis no Outlook desktop, mas não nas tags nativas que a Microsoft inclui por padrão em seu webmail. Para resolver isso, precisamos converter essas categorias em categorias de usuários"

Podemos conseguir isso criando um filtro/regra com a seguinte estrutura:

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Para criar a regra devemos clicar no botão de opções no canto superior direito, selecionar Gerenciar regras>"

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Isso deve ser repetido para todas as categorias nativas que queremos que sejam exibidas no Outlook 2013. E, idealmente, a categoria de usuário> "

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Uma vez feito isso, provavelmente iremos querer ocultar as categorias nativas originais, para não deixar a lista de tags cheia com duplicados. Podemos fazer isso no painel Gerenciar categorias>"

Ao fazer isso, nos livramos de ter que ver categorias duplicadas e, ao mesmo tempo, podemos trabalhar apenas com categorias que podem ser sincronizadas com a área de trabalho. Mas precisamos de mais um passo para completar o truque.

Segunda etapa: Criar no Outlook 2013 uma categoria equivalente para cada categoria do Outlook.com

Agora só temos que criar os equivalentes no Outlook 2013. Para fazer isso, devemos ir para a janela Categorias (guia Início > Categorizar > Todas as categorias) e criar novo categorias que têm exatamente o mesmo nome que os rótulos Outlook.com que queremos sincronizar. Se houver uma diferença de 1 caractere, o Outlook não irá corresponder entre o rótulo vindo do servidor e o que acabamos de criar, então você deve se preocupar em combinar os nomes.

Depois atribuímos uma cor a cada um, e se quisermos, um atalho de teclado, e pronto! , todos os e-mails do Outlook.com sincronizados a partir de agora incluirão sua categoria correspondente ou rótulo de cor. O melhor de tudo é que é sincronização verdadeira, então ao atribuir um rótulo a um e-mail a partir da área de trabalho, essa alteração será refletida no servidor ( contanto que o local e nomes de categoria de servidor coincidem).

Bônus: pesquisas rápidas de categorias

Para aproveitar ainda mais as categorias, podemos ancorá-las na barra de acesso rápido (a lista de botões que fica acima da Faixa de Opções) um filtro para fazer pesquisas rápidas de acordo com a categoria.

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Para fazer isso você deve primeiro ativar o modo de pesquisa>" "

Claro, por padrão, a pesquisa do Outlook nos dá resultados de todas as pastas de correio ao iniciar a pesquisa a partir da entrada da caixa de entrada, e isso comportamento também afeta o filtro de categoria que acabamos de fixar.Se quisermos mudar isso para obter resultados apenas da pasta atual, devemos ir para Arquivo (botão azul) > Opções > Pesquisar e selecionar Incluir resultados apenas da pasta atual. Se no futuro quisermos fazer uma pesquisa que inclua todas as pastas, não há problema, pois no painel de pesquisa existe a opção de alterar esta opção para casos particulares (sem alterar a opção padrão)."